Жеке файлдар оңой жана тез уюштурулбай калышы мүмкүн. Файлдарыңыз канчалык уюшулбаган болсо, келечекте аларды кайра табуу кыйын болот. Жеке файлдарыңызды оңой табууга жардам берүү үчүн, бир аз убакыт талап кылынат жана аларды туура уюштуруу керек болот. Сиз колдонгон так система сизге байланыштуу болот. Бирок, жеке файлдарды уюштуруунун кээ бир негизги ыкмалары бар, алар сиз файлдарыңызды иретке келтирүүгө жардам берет.
Кадамдар
Part of 1 of 4: Негизги уюштуруу ыкмаларын колдонуу
Кадам 1. Аны жөнөкөй кармаңыз
Тапшыруу системасын түзүүнүн мааниси - бул өзүңүздү оңой кылуу. Сиз системаңызды өтө татаалдаштырып же чаташтырып жиберүүдөн качкыңыз келет. Системаңызды мүмкүн болушунча жөнөкөй кармоо сизге керектүү болгон документтерди оңой берүүгө же алууга жардам берет.
- Сизге керектүү нерсени гана тапшырыңыз. Өтө көп сактоо сиздин системаңызды бүдөмүк кылып, колдонууну кыйындатат.
- Файлдык тутумуңуздагы керексиз татаалдыктан алыс болуңуз.
- Сизге кереги жок экенине ынанган файлдарды ыргытыңыз.
Кадам 2. Системаңызда туура өлчөмдөгү тереңдикти колдонуңуз
Файлдарыңыз үчүн көптөгөн категорияларды жана субкатегорияларды түзүү азгырык болушу мүмкүн. Бирок, кеңири деңгээлдеги категорияларды түзүп, эң керектүүлөрүн гана колдонуу жакшы. Өтө көп категорияларды түзүү тыгыз жана натыйжасыз берүү системасына алып келиши мүмкүн. Туура иштеши үчүн тутумуңузда керектүү өлчөмдө уюштуруучулук тереңдикти түзүңүз.
- Системаңыз үчүн өтө деталдуу категорияларды жасоодон алыс болуңуз. Мисалы, "Дүмүрчөктөр, тамак -аш, нан" өтө пайдалуу болмок.
- Жөн эле айлык же жумалык түшүүлөр үчүн категорияга ээ болуу сиздин тапшыруу системаңызга ылайыктуу болушу мүмкүн.
- Кардарлар үчүн бөлүмгө ээ болуу жана аларды алфавиттик тартипте жайгаштыруу - бул эффективдүү тереңдиктин мисалы.
Кадам 3. Файлдарыңызды оңой табыңыз
Сиздин тапшыруу тутумуңуз бир нерсенин сакталган жерин так билүүгө мүмкүн болгон ачык визуалдык көрсөтмөлөргө ээ болуудан чоң пайда алат. Файл тутумуңуздун бөлүмдөрүн ачык кылуу бир нерсени же файлды тез арада табууга жардам берет. Файлдарыңызды өзгөчөлөнтүп жатканда бул кеңештердин айрымдарын эске алыңыз:
- Кээ бир категорияларды же бөлүмдөрдү көрсөтүү үчүн түстүү папкаларды колдонуңуз.
- Түстөрдүн жана аларга дайындалган категориялардын колдо болгон тизмесин сактоого аракет кылыңыз.
- Файлдарыңызды так белгилөө үчүн этикетка жасоочу колдонуңуз.
- Папкаларыңыздын кыскарышын көзөмөлдөңүз. Ар бир категория же бөлүм үчүн бир гана папканы кесип көрүңүз.
Кадам 4. Файл контейнерлеринин түрлөрү жөнүндө ойлонуп көрүңүз
Файлдарыңызды иретке келтирүүдөн мурун, аларды коюу үчүн бир нерсе табышыңыз керек. Колдонулган файл контейнерлеринин кайсы түрү сиз сактоого тийиш болгон файлдардын көлөмүнө, алардын канчалык маанилүү экенине, документтердин өлчөмдөрүнө жана аларга жетүү жыштыгына жараша болот. Кайсы файл контейнерлери сизге ылайыктуу экенин түшүнүү үчүн бул кеңештердин айрымдарын карап көрүңүз:
- Эгерде сиз абдан маанилүү документтерди сактооңуз керек болсо, өрттөн сакталган контейнер сатып алыңыз.
- Андеррайтерлердин лабораториясынын мөөрүн контейнерден табуу контейнер сиздин файлдарыңызды бир саатка жакын Фаренгейт температурасы менен 1700 отто коргой турганын көрсөтө алат.
- Кадимки файлдар үчүн, негизги тапшырма кабинетин сатып алсаңыз болот. Сезимдүү же купуя файлдар үчүн коопсузураак шкафты же сейфти сатып алууну карап көрүңүз.
- Сиз берүү контейнериңизде бардык файлдарыңызды сактоо үчүн жетиштүү орун бар экендигин текшергиңиз келет.
- Эгерде сизде адаттан тыш өлчөмдөгү документтер болсо, анда алар сиздин сактоочу контейнериңизге туура келерин текшериңиз. Мисалы, мыйзамдуу өлчөмдөгү документтер керектүү папканын өлчөмүнө, ошондой эле сактоо өлчөмүнө таасир этиши мүмкүн.
4 ичинен 2 -бөлүк: Документтериңизди иретке келтирүү
Кадам 1. Бардык документтериңизди чогултуп алыңыз
Документтериңизди иретке келтирүүдөн мурун, бардык документтериңиздин алдыңызда экенине ынангыңыз келет. Азырынча файлдарыңыздын кантип уюштурулганы же уюштурулганы жөнүндө кабатыр болбоңуз. Азырынча, сакталууга тийиш деп ойлогон бардык документтерди чогултуп, иреттөөгө даярдан.
- Сиз мурунтан иреттеп алган эски документтерди алып салыңыз. Аларды сиз түзүп жаткан жаңы системага ылайыкташтырып түзүүнү каалашыңыз мүмкүн.
- Акыркы документтериңиздин баарын чогултуп, иреттөөгө даяр экениңизди текшериңиз.
Кадам 2. Файлдарыңызды активдүү жана архивдик нерселерге иреттеңиз
Файлдарыңызды уюштуруп жатканда, аларды эки негизги категорияга түзүү пайдалуу болушу мүмкүн: иштешиңиз керек болгон активдүү файлдар жана сактоого керек болгон архивдик файлдар. Бул сиз көп колдонгон файлдарга кирүүгө жана дароо кирүүгө муктаж болбогон файлдарды тыкан сактоого жардам берет.
- Активдүү файлдар - бул дагы эле кайрылууга, шилтеме берүүгө же башка жол менен кирүүгө муктаж болгон документтер.
- Архивдик файлдар - бул жакынкы келечекте сизге кереги жок, бирок дагы эле сактоо керек болгон документтер.
Кадам 3. Системаңызга туура категорияларды түзүңүз жана белгилеңиз
Файлдарыңызды бир жерге чогулткандан кийин, аларды тез инвентаризациялоого болот. Файлдарыңызды карап жатканда, алар туура келиши мүмкүн болгон жалпы категорияларга көңүл буруңуз. Файлдарыңыз үчүн колдонула турган негизги уюштуруу системасын түзүү үчүн бул категорияларды жазып алыңыз. Кайсынысын колдонууну каалаарыңызды түшүнүү үчүн бул жалпы категориялардын айрымдарын карап көрүңүз:
- Туулгандыгы тууралуу күбөлүктөр, өлүм күбөлүктөрү же нике документтери сыяктуу субкатегориялары бар юридикалык жазуулар.
- Мурунку каржылык жыйынтыктарды, кредиттик карта маалыматын, кредиттик отчетторду же жылдык финансылык корутундуларды камтыган каржылык документтер.
- Мүлк жазуулары.
- Дипломдор, эмгек китепчелери, ден соолук китептери жана камсыздандыруу полиси сыяктуу жеке документтер.
Кадам 4. Файлды узак мөөнөттүү сактоо документтери жок
Архивдик файлдар деп белгилеген документтериңизди узак мөөнөттүү сактоочу контейнериңизге салыңыз. Бул файлдарга көп кирүү мүмкүн эмес, андыктан алар кийинчерээк алуу үчүн файл тутумунда тиешелүү категорияларына жайгаштырылганын текшериңиз. Архивдик файлдар сиздин тапшырылган жана уюшулган документтериңиздин көпчүлүгүн түзөт.
- Узак мөөнөттүү сактоону дагы эки категорияга бөлүүгө болот: туруктуу файлдар жана "өлүк" файлдар.
- Туруктуу файлдарга билим берүү документтери, жумушка орношуу документтери же дагы эле кирүүңүз керек болгон башка маанилүү документтер кириши мүмкүн.
- "Өлгөн" файлдар - бул сизге кайра кирүүгө мүмкүн болбогон документтер. Эски салык жазуулары бул категорияга туура келиши мүмкүн. Эсиңизде болсун, бирок салык декларациясы жети жыл бою сакталууга тийиш.
Кадам 5. Учурдагы документтериңизди активдүү документ бөлүмүнө салыңыз
Сиз көп колдонгон же дагы деле карап чыгууга муктаж болгон документтер активдүү документтер бөлүмүнө жайгаштырылышы керек. Берүү тутумуңуздун бул бөлүмү архивдөө үчүн анча даяр эмес документтерге тез кирүүгө мүмкүндүк берет. Төмөндө сиз колдоно турган төрт эң активдүү документ категориясы келтирилген:
- Дагы деле сиздин көңүлүңүздү талап кылган документтер.
- Дагы эле окууңуз же карооңуз керек болгон документтер.
- Сиз дагы эле төлөшүңүз керек болгон эсептер.
- Документтер узак мөөнөттүү сактоого өтүүгө даяр.
4 -бөлүктүн 3 -бөлүгү: Электрондук файлдарды уюштуруу
Кадам 1. кенен категориялар менен баштаңыз, андан кийин конкреттүүрөөк аласыз
Физикалык файлдарыңыз сыяктуу эле, файлдарыңыз туура келген эң кеңири категориялардан баштоону каалайсыз. Мисалы, эгер сиз көз карандысыз подрядчы болсоңуз, файлдарыңызды иш берүүчү тарабынан иреттеп алсаңыз болот. Башкача айтканда, алардын ар бири үчүн бирден папка түзүңүз. Андан кийин, сиз файлдарыңызды кенен категорияларга бөлүшүңүз керек. Бул сиздин жумуш берүүчү папкаңызды андан ары ошол жумуш берүүчү менен ар бир долбоор тууралуу маалыматты камтыган башка папкаларга бөлүүгө болот дегенди билдирет.
- Ар бир кеңири категорияда ырааттуу болууну карап көрүңүз. Бул файлдарыңызды табууну жеңилдетет. Мисалы, сизде ар бир долбоордун субфольдору "долбоордук документтер", "эсеп -кысап" жана "байланыш" сыяктуу файлдарды камтышы мүмкүн.
- Сиз ошондой эле папкаларды жыл сайын кеңири уюштурсаңыз болот, эгерде бул сиздин файлдарыңызга оңой же тиешелүү көрүнсө.
Кадам 2. Электрондук түрдө жок файлдарды сканерлеп же жүктөп алыңыз
Файлдарыңыздын бардыгын бир жерде электрондук түрдө сактоо пайдалуу болушу мүмкүн. Убакыт талап кылынганына карабастан, мүмкүн болушунча физикалык документтериңизди сканерлөөгө аракет кылышыңыз керек, алар электрондук түрдө сакталып, камдык көчүрмөсү сакталат. Кошумча катары, эгерде хостинг веб -сайты кайра файлдарга муктаж болгондо жеткиликсиз болуп калса, башка жерлерде онлайнда сакталган файлдарды жүктөп алууну унутпаңыз. Бул файлдарды башкалардай уюштуруңуз.
Кадам 3. Файлдарыңызга конкреттүү аттарды бериңиз
Файл аттары оңой түшүнүктүү жана уникалдуу болушу керек. Башкача айтканда, сиз файл аттарыңызды карап, анда камтылган нерселерди дароо билишиңиз керек. Күндү, файлды камтыган папкалардын белгисин жана жеке дескрипторду кошуп көрүңүз. Мисалы, 2016 -жылдын июнунда кардарыңыз X Corp үчүн түзүлгөн эсеп -кысап файлы "0616_XCorp_Invoice_2" деп аталышы мүмкүн. Бул файлды ачууга убакыт бөлбөстөн анын ичинде эмне бар экенин так билүүгө мүмкүндүк берет.
Файлдарыңызды атоо үчүн кандай системаны колдонсоңуз да, муну ырааттуу түрдө жасаңыз. Сиз системаны тандагандан кийин, аны карманыңыз; Артка кайтып, кийинчерээк бардык файлдарыңыздын атын өзгөртүү кыйын болот
Кадам 4. Файлдарыңыздын камдык көчүрмөсүн үзгүлтүксүз алыңыз
Электрондук файлды сактоонун негизги коркунучу - бул сиздин компьютериңиздин бузулушу. Файлдарыңыздын камдык көчүрмөсүн онлайн камдоо кызматына, компакт -дисктерге же тышкы катуу дискке үзгүлтүксүз камдоо менен буга даяр болуңуз. Бул сактагыч түзмөктөрдү файлдарыңызды белгилегендей так белгилөөнү унутпаңыз. Эгерде сизде тышкы диск же компакт -дисктер болсо, өрттөн же табигый кырсыктан толук жоготууга жол бербөө үчүн аларды негизги жашаган жериңизден алыс коопсуз жерде сактоону карап көрүңүз.
4 ичинен 4 -бөлүк: Сиздин файл тутумун сактоо
Кадам 1. Системаңыз менен улантыңыз
Сиз толтуруу тутумуңузду түзгөндөн кийин, аны каалагандай колдонууну уланта бересиз. Өтө артта калуу, берилиши керек болгон нерселерди этибарга албоо же туура эмес тапшыруу, сиз койгон оор жумушту жокко чыгарышы мүмкүн. Сиз үчүн иштөө үчүн файл тутумуңузду кармап турганыңызды текшериңиз.
- Кээде орунсуз файлдарды издөө системаңызды иретке келтирүүгө жардам берет.
- Активдүү документтериңизди архивдик документ сактагычка таштоону унутпаңыз.
Кадам 2. Эски файлдарды алып салуу
Кээ бир файлдар узак убакытка сакталышы үчүн зарыл. Бирок, сиздин берүү тутумуңуздун көлөмү чектүү болот жана мындан ары керексиз файлдарды үзгүлтүксүз алып салууну талап кылат. Файлдык системаңызды үзгүлтүксүз отоо системасын ирээтке келтирүүгө жана туура иштешине жардам берет.
- Көптөгөн эски каржылык документтерди жылдар бою сактоого туура келет.
- Эски бюджеттер, финансылык отчеттор же жылдык саясат бир гана жылга сакталуусу мүмкүн.
- Эски файлдарды алып салуу кирүүчү документтер үчүн орун түзөт.
- Кереги жок файлдардан кутулуу сизге керектүү документтерди табууну жеңилдетет.
- Ошол эле электрондук файлдарга да тиешелүү. Мурунку долбоорлордон кайталанган, эскирген же керексиз документтерди жок кылыңыз.
3 -кадам. Эски электрондук файлдарды архивдөө
Дагы эле актуалдуу болгон же бир күнү кайра каралышы мүмкүн болгон эски файлдар архивделет. Бул аларды стандарттык берүү тутумуңуздан алыс, бирок аларды уюшкан жана жеткиликтүү кармоо дегенди билдирет. Архивделген файлдар үчүн кошумча кенен категория түзүүнү карап көрүңүз. Колдонулбаган файлдарды бул папкага жылдырыңыз, алардын папкасынын форматы бузулбайт. Эгерде сиз архивделген файлдарды файл экраныңызда сактап калгыңыз келсе, файлдын аталышынын алдына "z" тамгасын коюңуз, ал алфавиттик файл тартибинин түбүнө түшөт. Мисалы, сиз аны "z_archive" же ушул сыяктуу бир нерсе деп атасаңыз болот.
Кадам 4. Берүү системаңызды тартипке келтириңиз
Файлдарыңызды иретке келтирүү жана аларды ушинтип сактоо жеке уюштурууңузга пайдалуу болушу мүмкүн. Бирок, сиздин берүү системаңызды жакшыртуу үчүн ар дайым орун болот. Документ берүү тутумуңуз менен иштөөнү улантып жатканыңызда, аны дагы эффективдүү кылууга жардам берүү үчүн жасай турган жакшыртууларга көз салып туруңуз.
- Сиз колдонбогон категориялардан арылгыңыз келиши мүмкүн.
- Ашыкча колдонулган сыяктуу көрүнгөн категорияларды кичине категорияларга бөлүү керек болушу мүмкүн.
